CGV HORS PARTICULIERS

HORS PARTICULIERS

Conseils d’administration – réunions de direction – journées d’études – congrès - expositions Ces conditions s’appliquent à toutes les manifestations, sauf « convention de particuliers ». Pour être valable, ce contrat devra être accepté dans l’intégralité des prestations indiquées. Dans le cas contraire, la municipalité de La VAUPALIERE, se réserve le droit d’annuler ce devis, contrat modifié par le client sans son accord.

LA LOCATION

ARTICLE 1er : accord d’option préalable – réservation

La réservation consiste à retenir les dates nécessaires à la manifestation ou à l’exposition qui comprennent les dates retenues pour l’installation et le démontage en fin de manifestation. La réservation est rendue officielle à réception dudit contrat dûment paraphé, daté, signé, par un représentant habilité et muni d’un cachet de la société qui doit parvenir au plus tard à la date de fin d’option, avec le règlement demandé. En cas de retard de paiement du ou des acomptes figurant à notre offre, la municipalité de La VAUPALIERE, se réserve la possibilité d’annuler la manifestation en maintenant ses droits à annulation, conformément aux modalités citées ci-dessous.

ARTICLE 2 : responsabilités et assurances

Le preneur s’engage à assurer l’entière responsabilité de la manifestation qu’il organise, des aménagements qu’elle peut impliquer ainsi que les biens et personnes qu’elle autorise dans l’enceinte de la salle de La VAUPALIERE. Le client, ou à défaut l’organisateur agissant en qualité de représentant du client, est responsable de tout dommage direct ou indirect que lui-même ou les participants pourraient causer pendant leur présence au sein de l’établissement. La municipalité de La VAUPALIERE décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature que ce soit (vols, dégradations, etc.…) affectant les biens de toute nature (effets personnes, matériels, etc.…) apportés par l’organisateur ou appartenant aux participants, quel que soit l’endroit où les biens sont entreposés (parking, salle, vestiaire, etc.…). La municipalité de La VAUPALIERE, sera dégagée de toute obligation au cas où un évènement de force majeure, ou de cas fortuit surviendrait (grève, incendie, dégâts des eaux).

ARTICLE 3 : permanence technique

Une permanence technique est obligatoire de l’ouverture des portes, jusqu’à leur fermeture, depuis le montage, jusqu’au démontage, pour la sécurité et les interventions diverses, durant toutes les manifestations (hors particulier).

Forfait :

• 101 € Jour / Semaine pour des horaires compris entre 7H00 et 19H00
• 151 € Jour / Semaine pour des horaires compris entre 19H00 et 24H00
• 201 € Jour / Semaine pour des horaires compris entre 0H00 et 7H00
• 201 € Dimanche et jours fériés (tous horaires confondus)

ARTICLE 4 : mise à disposition des cuisines (hors vaisselle)

Forfait : de 201 €

ARTICLE 5 : transformation des lieux

Il est formellement interdit :

• De clouer, coller sur les murs, sols et plafonds. Tout décor (bandeau, banderole, totem, affichage) ou transformation apporté à la salle devra, au préalable, être soumis à l’approbation et obtenir l’agrément de la municipalité ou de l’un de ses représentants.
• De sortir le matériel, y compris le mobilier, à l’extérieur des salles.
• De cuisiner ou de préparer un repas, directement dans les salles.
• De déplacer le mur amovible de séparation des salles 1 et 2.
• D’installer des ballons à l’hélium dans l’ensemble du complexe.

Toute dégradation occasionnée par les participants ou intervenants sera facturée.

ARTICLE 6 : intervenants extérieurs retenus par la société organisatrice

La société organisatrice veillera à informer et faire appliquer les règles et obligations précitées du présent contrat à tous les intervenants extérieurs retenus par elle (agence, artiste, décorateur, installateur, formateur, exposant) et les fera respecter sous son entière responsabilité.

ARTICLE 7 :

La municipalité de la VAUPALIERE n’est pas dépositaire du matériel amené ou entreposé par le client qui s’engage à souscrire une assurance couvrant tout dommage subi par ses clients. Le client s’engage à récupérer à ses frais, tout matériel restant dans les 7 jours maximum qui suivent la fin de l’évènement. En aucun cas la municipalité de la VAUPALIERE ne prendra à ses frais les coûts de stockage et de transports. Passé un délai de 30 jours, la municipalité se réserve le droit de procéder à la destruction de la marchandise sans aucun recours pour le client.

ARTICLE 8 : modalités de paiement

Toute manifestation se déroulant à la salle de la VAUPALIERE fera l’objet d’un devis. Ce devis énumère les espaces, les équipements loués, les dates et éventuellement les services à fournir. La signature du devis par le preneur entraîne une relation contractuelle, ce qui implique la réservation ferme et définitive de l’intégralité des prestations. Le preneur s’engage par cette signature à verser un acompte représentant :
• 10% minimum du prix total si plus de 12 mois avant la manifestation
• 20% minimum du prix total si moins de 12 mois à 3 mois avant la manifestation
• 50% minimum du prix total si moins de 3 mois avant la manifestation
Quelle que soit la date de réservation, le règlement de 50% du prix total, devra être effectué 3 mois avant la manifestation, et dans sa totalité 15 jours avant la manifestation.

ARTICLE 9 : modalités d’annulation

Les prix sont donnés TTC. Le règlement des factures doit s’effectuer dès réception. En cas d’annulation totale ou partielle des prestations ou locations, la municipalité de La VAUPALIERE percevra :
• avant 90 jours de la date de l’opération 40 % du montant des prestations réservées et annulées
• de 89 à 60 jours de la date de l’opération 50 % du montant des prestations réservées et annulées
• de 59 à 30 jours de la date de l’opération 60 % du montant des prestations réservées et annulées
• de 29 à 15 jours de la date de l’opération 75 % du montant des prestations réservées et annulées
• de 14 jours à 7 jours de la date de l’opération 90 % du montant des prestations réservées et annulées
• moins de 7 jours de la date de l’opération 100 % du montant des prestations réservées et annulées

Conséquence

En cas d’annulation d’un contrat du fait de l’utilisateur, les sommes versées ou dues en fonction de l’échéancier resteront acquises à la municipalité de La VAUPALIERE qui, en outre, reprendra la libre disposition de ses locaux ou prestations comme définis dans les documents contractuels.

ARTICLE 10 : responsabilité

Que ce soit à titre individuel, groupe, association, entreprise ou agence, les représentants, les organisateurs de ces manifestations assumeront l’entière responsabilité des personnes invitées et devront veiller à leur comportement afin de préserver les locaux et à l’extérieur le calme et la tranquillité aux abords de la salle, autant que faire se peut. Feux d’artifice et lâché de lanterne : Pouvoirs de police du maire Au titre de ses pouvoirs de police, le maire intervient pour assurer le maintien du bon ordre, de la sûreté et de la sécurité. A cet égard, celui-ci interdit par arrêté le tir de feux d’artifice de toutes catégories (du K1 au K4) et le lâché de lanterne sur l’ensemble de l’espace WAPALLERIA afin de préserver la tranquillité publique et du risque éventuel d’accidents de circulation sur l’autoroute A150.

ARTICLE 11 : réclamation

Toute contestation, réclamation ou différend, doit être adressé à la municipalité de La VAUPALIERE par lettre recommandée, dans un délai maximum de 8 jours après le départ des participants. Passé ce délai, aucune réclamation ne pourra être satisfaite.

ARTICLE 12 : litiges, droits d’image, compétence

La municipalité de la VAUPALIERE se réserve le droit, à ses fins commerciales, de photographier ou de filmer toute opération se réalisant dans sa salle. Tout litige ou différend né de l’interprétation ou de l’exécution du contrat, relèveront de la compétence exclusive des tribunaux de Rouen.

ARTICLE 13 : droit absolu

La municipalité de La VAUPALIERE se réserve le droit absolu de résilier unilatéralement, sans préavis ni indemnité, tout contrat dont l’objet ou la cause s’avèrerait incompatible avec la destination des lieux loués ou serait contraire aux bonnes mœurs ou risquerait de troubler l’ordre public.

CONDITIONS PARTICULIÈRES

Un état des lieux contradictoire sera établi avant chaque manifestation entre le preneur et un représentant de la commune de La VAUPALIERE. Le preneur s’engage à restituer les lieux dans l’état où ils lui ont été livrés.